Actualisation du système d’information en lien avec la relation avec le client, l’usager ou l’adhérent

Le système d'information dans l'organisation

L'organisation échange et traite des informations et des documents (papier et numériques) et doit mettre en œuvre des outils et des procédures afin de les gérer efficacement.

Définition du système d'information

Le système d'information (SI) est un ensemble des ressources (personnels, matériels, données, logiciels, procédures…) structurées, organisées afin de collecter, de traiter, de sauvegarder, de diffuser et de rendre disponible l'information. Il constitue un outil de communication et un outil d'aide à la décision. Il est nécessaire de disposer d'un SI répondant à des critères de qualité fiables et pertinents.

Objectifs du système d'information

• Disposer d'informations actualisées
• Faciliter la circulation de l'information
• Réduire les coûts de gestion de l'information
• Sécuriser les informations

Outils du système d'information

• Base de données
• Organigramme
• Tableaux de bord

Les ressources concernées

• Personnels
• Matériels
• Informatiques
• Procédures

Types de données

• Textuelles : contrat de travail
• Numériques : tarifs
• Visuelles : évolution du CA
• Sonores : message répondeur

Qualités du système d'information

• Fiabilité de l'information : données actualisées et accessibles aux autres utilisateurs
• Pertinence de l'information
• Rapidité de circulation de l'information
• Sécurité de l'information
• Confidentialité : respect du secret professionnel

La gestion électronique des documents (GED)

La mise en place de la GED (Gestion électronique des documents) est motivée par la volonté de partager plus efficacement et plus rapidement les données entre les collaborateurs. La dématérialisation par numérisation des documents papiers entrants courriers, télécopies, factures, bons de livraisons...

Objectifs de la GED

La GED permet de prendre en charge tout le cycle de vie du document, dans l'optique d'une démarche responsable. Elle permet également de réduire notablement le volume de papier utilisé.

Avantages

• Maîtriser le flux des innombrables documents papiers et électroniques reçus.
• Obtenir un classement de l'information, en évitant notamment les doublons.
• Améliorer la traçabilité des documents et de leur contenu lors de leur traitement.
• Améliorer la fluidité de circulation et de traitement de l'information.
• Développer le partage, la mutualisation et la valorisation des informations.

Les différentes étapes de la GED

L'acquisition des documents

Les documents sont numérisés par le biais de scanners, mais aussi de documents électroniques déjà existants. L'acquisition pourra intégrer la production de nouveaux documents électroniques, ou l'échange de documents électroniques, par le moyen d'une interconnexion de leurs systèmes d'information.

Le classement des documents : L'indexation

L'indexation consiste à décrire le document et son contenu, afin de faciliter son utilisation. On pourra procéder en utilisant soit :

• une indexation par type (avec la description formelle du document concerné, son auteur, son titre, sa date…),
• une indexation par concepts ou mots-clés. Dans ce cas, l'auteur du document peut lister les termes les plus fréquents, ou sélectionner les mots-clés en lien avec le document dans un thésaurus : cette solution permet d'harmoniser les pratiques.

Cette étape doit permettre de retrouver facilement le document en cas de besoin.

La diffusion des documents

Elle est effectuée par le biais d'Internet ou de l'intranet de l'entreprise.