Qu’est-ce qu’un système d’information comptable et que lui apportent les technologies numériques ?

Un PGI (progiciel de gestion intégré) est un logiciel qui coordonne l’ensemble des informations du SIC (système d’information comptable) destiné à organiser et contrôler la production d’informations comptables, fiscales, financières et sociales. 

Le PGI :

• Permet l’automatisation des traitements grâce à la dématérialisation des documents (fichiers numériques remplacent les documents papier).
  
  
• Facilite l’échange de données informatisées (EDI) avec les partenaires par les télédéclarations auprès de l’administration fiscale.

Le PGI a des objectifs à atteindre pour assurer la sécurité du système :

• Disponibilité des données (datacenter, sauvegarde) ;
• Intégrité des données (contrôle des utilisateurs) ;
• Confidentialité des données (cryptage (https), code d’accès) ;
• Traçabilité des données (code d’accès individuels).

A travers les documents comptables il apporte des réponses à une variété :

• De besoins d’informations sur l’entreprise : les documents de synthèse;
  
  • Compte de résultat renseigne sur l’activité de l’entreprise : achats, ventes, salaires …
  • Bilan renseigne sur le patrimoine de l’entreprise : biens, créances, dettes, disponibilités.
  • D’informations intermédiaires : balance (renseigne sur la composition des postes des documents de synthèse : liste des comptes, totaux, soldes).
  • D’information de détail sur les partenaires ou événements : grand livre (renseigne sur le détail de chaque nature de compte : détail des achats, des créances).

La place et le rôle de l’information financière dans les processus de l’entreprise met en perspective l’importance de l’information financière dans le cadre du fonctionnement d’une entreprise. Elle s’appuie sur la connaissance des différents documents financiers et commerciaux.

Les finalités :

• En interne, elle est la base de décisions de gestion (opérationnelles, tactiques ou stratégiques). L’information conservée pour des raisons légales constitue la mémoire de l’entreprise, utile aux gestionnaires de l’entreprise. L’information financière est un outil indispensable d’aide à la décision.
• En externe, elle fournit des éléments de preuve dans le cadre des échanges marchands et les éléments nécessaires à la détermination des impôts. Dans le cadre de déclarations périodiques, l’information financière est diffusée auprès de l’administration afin de servir d’assiette (ou de base de calcul) à la détermination des taxes et/ou impôts.

L’information financière peut être un élément de preuve dans le cadre de la résolution de litiges avec les tiers (art 123-23 du Code de commerce) y compris dans un processus judiciaire.

• Elle permet également d’alimenter des bases d’information gérées par les organismes tels que l’INSEE, la Chambre de commerce et d’industrie, le greffe du tribunal de commerce, les observatoires des branches professionnelles. L’information collectée est ensuite synthétisée pour fournir des indications sur le secteur.

Au sein de l'entreprise, l'information financière permet aux différents responsables de prendre la bonne décision, qu'elle soit d'ordre :

• Opérationnel : la trésorerie de l'entreprise est négative sur quelques jours, le comptable doit demander une autorisation de découvert à la banque.
  
  
• Tactique : un nouveau concurrent arrive sur le marché, le directeur commercial doit être à l'écoute de ses clients pour éviter de perdre des parts de marché.
  
  
• Stratégique : un investissement de productivité est rendu nécessaire pour s'adapter au progrès technique. Le directeur général doit choisir le financement le plus adapté à l'entreprise.

L'information financière est multiple et ne peut se limiter aux documents comptables qui font l'objet d'un enregistrement et doit être élargi à tout document susceptible d'intéresser l'entreprise : courriers, bons de commande et de réception, lettres de relance, devis, etc.

L'activité économique de l'entreprise est la traduction de l'ensemble des contrats qu'elle noue avec ses différents partenaires économiques (achats/ventes, prêts/emprunts, travail/salaire) et qui entraîne l'existence de droits et d'obligations. Seule la partie double permet de tenir compte de la réalité du fonctionnement des entreprises, des délais de paiement (dettes et créances) et de la constatation de produits et charges pour le calcul du résultat.

Cette double correspondance entraîne la construction de la comptabilité de l'entreprise en partie double.

Les différents contrats noués traduisent la volonté de contracter des différents agents économiques avec l'entreprise et sont à l'origine de flux entrants et sortants (partie double).

Deux sortes de flux sont comptabilisées : les flux physiques et les flux monétaires.

• Le flux physique représente l'activité de l'entreprise : achats/ventes. C'est-à-dire la charge ou le produit. L'entreprise achète à un fournisseur, cela engendre la création d'une dette pour l'entreprise, l'entreprise vend à un client, cela engendre la création d'une créance pour l'entreprise.
  
  
• Le flux monétaire représente le paiement : l'entreprise règle à son fournisseur, il y a extinction de la dette. L'entreprise est réglée par son client, il y a extinction de la créance.

En cas de paiement au comptant (flux monétaire), il y a, avant le règlement, l'existence d'un flux physique (achat ou vente). Le règlement est toujours à distinguer de l'achat ou de la vente.

En cas d'achat vente avec un délai de règlement contractuel, il est nécessaire de faire apparaître un flux physique d'achat vente puis un flux monétaire puisque les deux opérations n'auront pas lieu à la même date. Tous ces flux nécessitent l'élaboration de documents tout au long de leur processus (facture, paiement par chèque… ).

La comptabilité en partie double (destination et origine des flux) permet :

• L’enregistrement des flux d’informations
• L’enregistrement des flux monétaires
• L’enregistrement des flux physiques et monétaires
• L’enregistrement des flux physiques

La comptabilité doit enregistrer l'ensemble des flux qu'ils soient physiques (achats/ventes) ou monétaires (encaissements/décaissements).

Règle de la partie double :
Pour toute opération de l’entreprise, la somme des flux entrants (emplois) est égale à la somme des flux sortants (ressources).

Les flux économiques sont constatés par des pièces comptables (les factures, les bulletins de salaire, les chèques, les tickets ou pièces de caisse, les effets de commerce...)

Ne sont pas des pièces comptables : les bons de commande, les devis, les bons de livraison les relevés de factures, le relevé de communications, les espèces…
Les flux sont enregistrés dans des comptes (tableaux enregistrant les opérations de même nature.)

Pour tout enregistrement de pièce comptable, et en raison du principe de la partie double, la somme des débits est égale à la somme des crédits.

GRAND LIVRE = document qui récapitule l’ensemble des comptes en T de l’entreprise.
Classification et organisation du plan de comptes

COMPTES DE GESTION - Ils servent à établir le compte de résultat

CLASSE 6 : Comptes de charges - Biens et services consommés par l’entreprise pour son activité

CLASSE 7 : Comptes de produits - Revenus générés par l’entreprise (ventes, revenus, titres,...)

COMPTES DE BILAN - Ils servent à établir le bilan

CLASSE 1 : Comptes de capitaux - Capitaux propres et emprunts (ressources permanentes de l’entreprise)

CLASSE 2 : Comptes d’immobilisations - Liés aux investissements

CLASSE 3 : Comptes de stocks - Stocks de matières premières, marchandises et produits finis

CLASSE 4 : Comptes de tiers - Dettes et créances (autres que les emprunts et prêts)

CLASSE 5 : Comptes financiers - Mouvements de valeurs en espèces, chèques…

L'image fidèle repose sur un certain nombre de principes comptables :

• Le principe de prudence : ne pas transférer sur les exercices futurs les incertitudes présentes susceptibles de grever (moins-value latente) le patrimoine (bilan) ou le résultat de l'entreprise (compte de résultat).
  
  
• Le principe de continuité d'exploitation : signifie que l'entreprise n'est pas dans une optique de liquidation mais dans un processus de continuité de son activité. 
  
  
• Le principe d'indépendance des exercices et le principe de permanence des méthodes : la valorisation des stocks.

Au moins une fois par an, le Code de commerce impose à l'entreprise l'obligation de procéder à la valorisation (ou inventaire) de son stock. Cet inventaire peut être réalisé de façon plus systématique : on parle alors d'inventaire intermittent ou permanent.
La méthode de valorisation du stock doit être identique chaque année.

Le stock est valorisé pour son coût d'acquisition (prix d'achat – remises + frais de transport) en ce qui concerne les matières premières et approvisionnements. Pour les produits finis, c'est le coût de production qui est retenu.

Deux écritures de régularisation du stock sont nécessaires : l'une pour annuler le stock de l'année précédente, l'autre pour valoriser le nouveau stock de l'année.
L'inventaire se réalise pour tous les éléments de l'entreprise stockés (marchandises, matières premières, en cours, produits finis).