Au laboratoire de contrôle, la gestion documentaire est un élément essentiel qui permet d’assurer la qualité la conformité des processus au sein du laboratoire. Elle comprend :

  • Le Manuel qualité : il décrit le laboratoire, son niveau de qualité et les actions d’amélioration du laboratoire. 
  • Les processus : ils permettent de décrire les activités du laboratoire. 
  • Les procédures : elles sont associées à chaque processus. 
  • Les procédures opératoires : elles sont spécifiques de chaque analyse. 
  • Les différents documents d’enregistrement. 

Au laboratoire de contrôle, la garantie de la qualité des analyses et le suivi rigoureux passent par la rédaction de divers documents d’enregistrement :

  • La fiche de demande d’analyse : elle permet de préciser les analyses à effectuer sur l’échantillon. Elle comporte différentes informations : le type d’analyse, la date du prélèvement et les coordonnées du demandeur. 
  • La fiche de suivi de contrôle des équipements (étuve : contrôle des températures, etc.). 
  • Les attestations d’accréditation COFRAC : elles attestent de la compétence et la conformité du laboratoire aux normes internationales. 
  • Différents formulaires associés au laboratoire : ils permettent la transmission des résultats d’analyse et assurent la traçabilité et la communication entre les différents services. 

La traçabilité au sein du laboratoire est essentielle afin de garantir la qualité la sécurité et la conformité des analyses au laboratoire. À la réception de l’échantillon, ce dernier doit être étiqueté et identifié par un code barre ou un QR code (qui renseigne sur la date, le préleveur et le résultat d’analyse). Il existe différents systèmes pour les laboratoires qui permettent de gérer les analyses (systèmes LIMS, etc.). 

L’organisation au sein du laboratoire et l’archivage des différents documents d’enregistrement sont essentiels au bon fonctionnement du laboratoire. Les enjeux sont multiples : financiers, sécuritaires et juridiques, etc.