Accomplir les formalités

La règle de l’effet relatif correspond à la justification de la propriété immédiate du bien. Il est impératif que le titre du disposant ou du dernier titulaire ait fait l’objet d’une publication préalable à celle de l’acte ou de la décision judiciaire présenté aux fins d’en faire la publication. C’est ainsi qu’aucun acte ou décision judiciaire sujet à publicité dans un service chargé de la publicité foncière, ne peut être publié au fichier immobilier si le titre du disposant ou du dernier titulaire n’a pas été publié, conformément aux dispositions réglementaires. Ce principe a pour but d’assurer la continuité des formalités relatives à un même immeuble. Il permet de reconstituer sans faille, la filière des transmissions successives dont un immeuble a été l’objet. Le notaire se doit donc, dans les travaux préparatoires à toute signature d’acte, de purger cette question pour ses clients. Cette notion doit être distinguée de celle relative aux contrats qui règle les effets entre les parties signataires d’un contrat.

La signature de l’acte par le notaire, officier public, lui confère son caractère d’authenticité et sa force probante. Une fois l’acte signé par ce dernier et les parties, et après que certaines opérations comptables soient accomplies, il est transmis afin d’exécuter les formalités post-signature. L’une des missions essentielles du clerc aux formalités va consister alors à procéder à un certain nombre de vérifications appelées aussi collationnement, notamment la comparaison de l’original avec la copie d’un acte. L’esprit général de la mission de contrôle et de vérification dévolue au clerc aux formalités. La plupart des points contrôlés à vérifier se retrouvent dans les autres actes. Il s’agit de : la date et le lieu de l’acte, l’identification des parties à l’acte, la désignation de l’immeuble, l’effet relatif, le prix, la fiscalité, les paraphes et signatures, le nombre de pages, les mots nuls et annexes.

La signature d’un acte notarié est l’aboutissement d’un travail en amont impliquant un certain nombre de démarches préalables, de vérifications et de rédaction, dans le souci de sécurité juridique optimale. Cependant le dossier n’est pas clos puisqu’un certain nombre des formalités restent à accomplir. C’est ainsi que l’acte doit être répertorié (le répertoire officiel est un document obligatoire qui résume l’ordre chronologique des actes reçus par le notaire tenu au fil de l’eau), enregistré (formalité fiscale donnant lieu à la perception d’un impôt) et publié (auprès du service de l’administration fiscale dédié, la publicité foncière). Toutes les attestations notariées doivent être publiées dans les quatre mois à dater du jour où le notaire a été requis. Concernant les privilèges immobiliers, l’inscription est requise dans un délai de deux mois pour conserver les prérogatives du privilège, pour celles de l’hypothèque
conventionnelle, aucun délai n’est imposé. Les échanges entre l’étude notariale et le service de la publicité foncière sont aujourd’hui dématérialisés (« télé@actes »).

Le terme générique de « frais d’actes notariés » englobe outre la rémunération qui revient au notaire pour son travail, des sommes qui auront été déboursées pour le compte du client et surtout des impôts et taxes que le notaire collecte pour le compte de l’Etat (comme la taxe de publicité foncière -TPF ou la contribution de sécurité immobilière - CSI). Les débours représentent les sommes dues à des tiers (organismes ou autres professionnels) par le notaire pour le compte du client à l’occasion de l’établissement d’un acte comme par exemple les frais payés au diagnostiqueur pour le compte du vendeur, ou les frais de recherche au fichier central de dispositions de dernières volontés. Aujourd’hui (depuis 2016) le tarif du notaire est uniforme (tarif identique sur toute la France) et obligatoire, ce sont les émoluments (à la différence des honoraires qui sont négociables). Les émoluments d’actes sont proportionnels ou fixes, les émoluments de formalités sont forfaitisés ou autres.