La préparation de copie

À la suite des échanges éditoriaux entre l’auteur et l’éditeur, le texte passe par une étape de préparation de copie.
Il est fréquent de nettoyer en premier lieu le manuscrit grâce à un logiciel professionnel de correction.
La préparation de copie est effectuée sur papier ou sur fichier et doit permettre de donner toutes les indications nécessaires au compositeur en vue de la maquette, définie au préalable.
D’un point de vue formel, la préparation de copie met en valeur la structure du texte et la hiérarchie des niveaux de lecture : les parties, les sous-parties, et leur titre. Les feuilles de style appliquées sous Word se révèlent très utiles pour les ouvrages complexes (livres scolaires).
C’est aussi le moment d’indiquer les pages de déroulement, c’est-à-dire la page de faux titre, de titre, de copyright, et de fournir tous les éléments de paratexte : sommaire, exergue, dédicace, préface, remerciements, postface, annexes, index, lexique, table des matières.

Pour ce qui concerne le fond, la prépa de copie rassemble l’ensemble des documents qui composent l’ouvrage final, y compris, donc, les documents iconographiques (photos, graphiques, illustrations accompagnées le cas échéant de leurs légendes et crédits), en mentionnant l’endroit où s’insère chaque document et son encombrement (c’est-à-dire l’espace qui lui est réservé).
Le préparateur travaille sur le style, les unifications, vérifie la cohérence des informations (dates, noms propres), établit le sommaire. Il traque les répétitions, les maladresses, les impropriétés.
Enfin, cette première lecture permet d’éliminer les fautes d’orthographe, de grammaire, de syntaxe, de typographie, selon les règles du code typographique.
Il est d’usage que l’auteur soit sollicité pour valider les corrections apportées, reformuler, répondre à des questions laissées en suspens.